Czy najem samochodów będzie kosztem?
Pytanie: Firma zajmuje się obsługą samochodów naszych klientów. Klient, który oddaje Nam samochód do naprawy, dostaje od nas samochód zastępczy. My wynajmujemy samochód dla klienta od firmy zewnętrznej i otrzymujemy na to fakturę. Koszty tego samochodu doliczamy do faktury za całość usługi dla klienta. Czy możemy w kosztach uwzględnić całość kwoty za najem? Czy musimy też prowadzić kilometrówkę do tego samochodu - a właściwie nie my, a klient? Czy możemy odliczać całość VAT od najmu tego samochodu, czy tylko 60% (jest to samochód osobowy)?- pyta księgowa z Warszawy.


Odpowiedź: Zakładam, iż chodzi o samochody osobowe w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych oraz VAT.


1) Podatek dochodowy od osób prawnych

Z pytania wynika, że samochody używane są na podstawie umów najmu, a nie umów leasingu. Dlatego też dotyczyć ich więc będzie ograniczenie w zakresie możliwości zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Pani firma będzie mogła zaliczyć wydatki z tytułu najmu samochodów jedynie do wysokości tzw. kilometrówki.
Z tego względu powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, potwierdzona przez Pani firmę.


Przypominam, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000r. nr 54, poz. 654 ze zm., dalej: updop).


Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach, wydanych przez właściwego ministra, podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.



Proszę pamiętać, że przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu rozumie się stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.


Przebieg pojazdu, o którym mowa powyżej, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.


Proszę zauważyć, że powyższe ograniczenie nie dotyczy samochodów osobowych, używanych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1 updop.


2. VAT


Zakładam, iż najem samochodów służy tylko i wyłącznie działalności opodatkowanej VAT.
Co do zasady, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 ze zm., dalej: ustawa o VAT), przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.


W przypadku usługobiorców użytkujących samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe, o których mowa w art. 86 ust. 3 ustawy o VAT, na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, kwotę podatku naliczonego stanowi 60% kwoty podatku naliczonego od czynszu (raty) lub innych płatności wynikających z zawartej umowy, udokumentowanych fakturą. Suma kwot w całym okresie użytkowania samochodów i pojazdów, o których mowa w zdaniu pierwszym, dotycząca jednego samochodu lub pojazdu, nie może jednak przekroczyć kwoty 6.000 zł.


Ponadto proszę zauważyć, iż obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika towarów i usług, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogłyby być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, z wyjątkiem przypadków, gdy brak możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozostaje w bezpośrednim związku ze zwolnieniem od podatku dochodowego.


Mając na uwadze, iż wydatki ponoszone z tytułu używania samochodu na podstawie umowy najmu mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie do wysokości tzw. Kilometrówki, podatek naliczony wynikający z faktur przekraczająca kwotę tzw. kilometrówki nie może być odliczony.


Zwracamy również uwagę, iż obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych i innych pojazdów samochodowych, o których mowa w art. 86 ust. 3 ustawy o VAT.
Podstawa prawna:
- art. 3, art. 4a pkt 19, art. 4b, art. 15, art. 16, art. 16 ust., 1 pkt 51, ust. 3b, 4, 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.),
- art. 86, art. 86 ust. 1, ust. 3–7a, art. 88, art. 88 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).