Podstawa zapisów w KPiR

Pytanie: Spółka cywilna prowadzi działalność we własnym lokalu znajdującym się w budynku, w którym funkcjonuje wspólnota. Prowadzona jest ona przez administrację, która corocznie powiadamia właścicieli lokali o wysokości czynszu. Administrator budynku stoi na stanowisku, że nie może wystawić za czynsz rachunków, na skutek czego spółka reguluje go przelewem na podstawie przedstawionego wyliczenia. Czy to prawda, że administrator nie może wystawiać rachunku? Czy w związku z brakiem rachunku za czynsz płacony przelewem przez spółkę czynsz mogę ujmować w KPiR na podstawie dowodów wewnętrznych?

Odpowiedź: Dotyczący czynszu dowód przelewu bankowego jest wystarczającym dowodem na poniesienie wydatku i na jego podstawie można ująć wydatek w KPiR. Nie istnieją także prawne przeszkody, aby administrujący budynkiem, w którym istnieje wspólnota, wystawiał rachunki czy też faktury, na podstawie których członkowie wspólnoty regulują opłaty czynszowe.

W pierwszej kolejności odpowiem na pytanie dotyczące ujmowania w KPiR wydatków na pokrycie czynszu. Kwestie te zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 ze zm. - dalej rkpir). Zgodnie z przepisami z § 12 ust. 1 i ust. 3 pkt 2 oraz z § 13 pkt 5 rkpir wpisów do księgi dokonuje się na podstawie dowodów, za które m.in. uznaje się dowody opłat określające dane, które potwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej, zawierające co najmniej:
wiarygodne określenie wystawcy,
datę wystawienia dowodu,
datę lub okres dokonania operacji, której dotyczy dowód,
przedmiot operacji i jego wartość oraz
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji.

Tak sporządzony dowód powinien być oznaczony dodatkowo numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie go z wpisem do KPiR.

Z uwagi na powyższe należy powiedzieć, iż te wszystkie wymienione cechy ma dokument przelewu bankowego, a zatem nie potrzeba dodatkowo sporządzać dowodu wewnętrznego, aby w KPiR ująć wydatek związany z zapłatą czynszu do wspólnoty.

W kolejności, odpowiadając na pytanie, czy istnieją jakieś przeszkody, aby administrator budynku nie mógł wystawić rachunku (lub faktury), należy stwierdzić, że nie ma przeszkód prawnych, aby administrujący budynkiem podmiot wystawiał członkom wspólnoty rachunki za należności, które muszą uiszczać w związku z korzystaniem ze swojego lokalu oraz z części wspólnych. Przekonanie to wynika przede wszystkim z przepisów ustawy z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tekst jednolity: Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm. - dalej uwl), w szczególności z tych, które dotyczą administrowania. Nie jest mi znany statut wspólnoty, więc trudno jest szczegółowo odnosić się do odmowy wystawiania rachunków, jednakże uważam, iż administrator budynku co do zasady może wystawiać rachunek za powierzony mu zakres obowiązków, w tym i tych dotyczących pobierania opłat czynszowych. Za taką możliwością przemawia brzmienie przepisu z art. 1 ust. uwl, zgodnie z którym w sprawach nieuregulowanych ustawą zastosowanie mają przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm. - dalej kc). W szczególności zastosowanie mają przepisy o zleceniu, gdyż administrowanie budynkiem w imieniu właściciela (właścicieli) i wspólnoty odbywa się w tym właśnie trybie. Stąd też, jeżeli działający najprawdopodobniej w imieniu członków wspólnoty jej zarząd zlecił administrowanie budynkiem podmiotowi zewnętrznemu (administratorowi), to tym samym podmiot ten stał się uprawnionym do wykonywania czynności w cudzym imieniu, lecz na własny rachunek i z tego tytułu może wystawiać rachunki.

Dodatkowo należy podkreślić, że zgodnie z art. 87 § 1–4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm., dalej: op), jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Wyżej wymienieni podatnicy, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru.

Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.
Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Obowiązek wystawienia rachunku, nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli.
Można zatem powiedzieć, że w przypadku działania na zlecenie przepisy prawa podatkowego wręcz nakazują w określonych sytuacjach wystawiać rachunki lub faktury z tytułu wykonywania usług.
Należy również wspomnieć o obowiązku wystawiania faktur przez podatników podatku od towarów i usług. Są oni zobowiązani do wystawiania faktur (art. 106 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm., dalej zwanej: ustawa o VAT). Podatnicy VAT nie muszą wystawiać faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, chyba że osoby te zażądają jej wystawienia. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych dokonywana jest za pośrednictwem kas rejestrujących, a nabywca otrzymuje paragon dokumentujący tę sprzedaż. Nie wyklucza to możliwości wystawienia faktury, ale nabywca musi zażądać jej wystawienia (art. 111 ustawy o VAT).

Podstawa prawna:
§ 12 ust. 1 i ust. 3 pkt 2 oraz § 13 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 ze zm.),
art. 87 § 1-4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. –Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.),
art. 106, art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Autor: Marian Szałucki, doradca podatkowy, prowadzi kancelarię w Toruniu