Samochód niebędący własnością pracodawcy w działalności gospodarczej
Pytanie: Pracownik, którego zatrudniam posiada własny samochód osobowy. Czy mogę zlecić mu używanie tego samochodu w celach służbowych i wliczać w koszty wydatki na zakup paliwa do tego samochodu.


Odpowiedź: Tak, może Pan zlecić pracownikowi używanie samochodu w celach służbowych i wliczać w koszty wydatki na zakup paliwa do tego samochodu, ale z zachowaniem warunków prawnych

Zgodnie z przepisami art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:
w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.


Tym odrębnym przepisem jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm., dalej: rozporządzenie w sprawie warunków).
W zależności od potrzeb pracodawcy i umowy możliwe są dwa sposoby wykorzystywania samochodu:
w celu odbycia podróży służbowej poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (§ 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie warunków), czyli potocznie delegacje służbowe, gdzie konieczne jest wydanie polecenia wyjazdy służbowego, którego rozliczenie następuje zgodnie z przepisami rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
dla odbycia jazd lokalnych, czyli w zasadzie w obrębie sąsiednich gmin, gdzie konieczne jest zawarcie z pracownikiem umowy o używanie samochodu będącego własnością pracownika do celów działalności gospodarczej pracodawcy (§ 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie warunków).

W pierwszym przypadku w poleceniu wyjazdu pracodawca określa środek lokomocji, w omawianym przypadku - samochód pracownika. Pracownik dokonuje, po powrocie z podróży, rozliczenia czasu podróży (diety) oraz kosztów przejazdów. Dla rozliczenia kosztów przejazdów pracownik stosuje stawki określone w § 2 rozporządzenia w sprawie warunków, czyli:
dla samochodów o pojemności silnika do 900 cm sześć. - 0,4894 zł za 1 km,
dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm sześć. - 0,7846 zł za 1 km,
Kwota należnych pracownikowi diet oraz kosztów przejazdu, określona zgodnie z przepisami obu rozporządzeń oraz do wysokości stawek tamże podanych jest kosztem uzyskania przychodów.


W tym przypadku konieczne jest - stosownie do przepisów art. 23 ust. 5 i ust. 7 updof - prowadzenie (przez użytkownika pojazdu) ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja ta powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.


W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.


W przypadku jazd lokalnych pracodawca w umowie cywilnoprawnej o używania samochodu określa ryczałt miesięczny kilometrów do wykorzystania oraz stawkę za jeden kilometr. Stawki są takie same jak dla jazd zamiejscowych (patrz wyżej), natomiast miesięczny limit kilometrów jest uzależniony od liczby mieszkańców w danym mieście lub w danej gminie i nie może przekraczać (§ 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie warunków):
300 km - do 100 tys. mieszkańców,
500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Pracodawca dokonuje zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych w formie miesięcznego ryczałtu (§ 4 rozporządzenia w sprawie warunków), po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego samochodu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.


Kwotę ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.


Dodam jeszcze, że wyjazdy lub jazdy pracownika muszą mieć związek "z załatwieniem spraw podatnika". Zgodnie bowiem z tezą wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego - Ośrodek Zamiejscowy w Poznaniu z 6 sierpnia 1998 r. Nr I SA/Po 197/98: "kosztu dojazdów pracownika własnym samochodem z miejsca zamieszkania do miejsca pracy nie można zakwalifikować do kosztów poniesionych w celu osiągnięcia przychodów. Brak jest bowiem przesłanki niezbędności tych dojazdów dla osiągnięcia przychodu firmy.


Podstawa prawna:
- art. 22 i 23 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.),
rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).