Czy pracodawca będzie odpowiadał za niewłaściwe warunki przechowywania akt osobowych?
Obecnie w Senacie znajduje się tekst ustawy z 2 marca 2007 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy – Kodeks pracy. Ustawa dotyczy głównie rozszerzenia katalogu komórek organizacyjnych, posiadających uprawnienia archiwum wyodrębnionego, wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w państwowych jednostkach organizacyjnych, innych niż posiadające dotychczas takie archiwa. Ponadto wprowadza nowy rodzaj wykroczenia dla pracodawców: przechowywanie akt osobowych w niewłaściwych warunkach.


Ustawa została uchwalona 2 marca 2007 r. na posiedzeniu Sejmu nr 35.
Zmienia ona nie tylko ustawę z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z nr 97, poz. 673 z późn. zm.), dalej w ustawie o archiwach, ale również ustawę z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.), dalej kp.


Zmiany wprowadzone w ustawie o archiwach dotyczą głównie rozszerzenia katalogu komórek organizacyjnych, posiadających uprawnienia archiwum wyodrębnionego, wykonujących zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa, utworzonych w państwowych jednostkach organizacyjnych, innych niż posiadające dotychczas takie archiwa.


Z ustawy zmieniającej uchwalonej 2 marca br. wynika, że Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych będzie mógł wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentację, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. Były pracodawca będzie musiał zapłacić za przechowywanie dokumentów w państwowym archiwum.


Natomiast zmiany dokonane w kp nakładają na pracodawców nowy obowiązek: przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Przypomnijmy, że obowiązki pracodawcy są określone w dziale czwartym kp „Obowiązki pracodawcy”. Zgodnie z art. 94 kp pracodawca jest obowiązany m.in.: zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami, terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenia, a także prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.


W związku z nałożeniem na pracodawców obowiązku przechowywania ww. dokumentacji będą oni musieli dbać o to, aby akta pracownicze były przechowywane ”w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”. Jeżeli pracodawca będzie przechowywać akta w niewłaściwych warunkach, popełni wykroczenie zagrożone karą grzywny. Ponieważ, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, pozostawi dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, będzie podlegał karze grzywny.


Ustawodawca jednak nie precyzuje, jakie warunki przechowywania należy uznać za grożące uszkodzeniem akt. Dlatego też należy tu domniemywać, że chodzi o sytuacje skrajne (np. brak nadzoru nad nimi czy też przechowywanie ich w miejscu narażonym na wilgoć itp.).
Jeżeli ustawa zostanie przyjęta przez Senat bez poprawek i podpisana przez Prezydenta wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.