Jak rozliczyć delegację do Niemiec?

Pytanie: Jak rozliczyć delegację do Niemiec? Pracownik był w delegacji samochodem służbowym, od dnia 31 stycznia 2007 r. od godz.0.30 do dnia 2 lutego 2007 r. do godz. 16.30. Miał własne wyżywienie i nocował też na własną rękę



Odpowiedź: Pracownikowi przysługują:
1) trzy diety,
2) zwrot kosztów noclegów,
3) zwrot kosztów przejazdów samochodem służbowym (chyba, że pracownik nie musiał tankować samochodu w Niemczech).


Zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.



Z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
diety;
zwrot kosztów:
przejazdów i dojazdów,
noclegów,
innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (§ 2 ww. rozporządzenia).
Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju (§ 3 ww. rozporządzenia).


Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do w/w rozporządzenia.


Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży, (czyli w naszym pytaniu dla Niemiec).


Dietę oblicza Pani w następujący sposób:
za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
za niepełną dobę podróży:
do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.


Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Za przejazd samochodem prywatnym pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.


Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do w/w rozporządzenia.


Jeżeli (jak prawdopodobnie miało to miejsce w przypadku Pani pracownika) pracownik nie przedłożył rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa wyżej.


Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.



W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa wyżej.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.


Podsumowując, w sytuacji opisanej w Pani pytaniu pracownikowi przysługuje (zakładam, że podane godziny obejmują czas przekroczenia granicy z Niemcami, pracownik podróżuje samochodem służbowym):
trzy diety – pracownik był w podróży na terenie Niemiec dwie pełne doby i 16 godzin,
zwrot kosztów noclegów,
zwrot kosztów przejazdów samochodem służbowym ( chyba, że pracownik nie musiał tankować samochodu w Niemczech ).
Obecnie wysokości diety w przypadku podróży do Niemiec wynosi 42 EURO, kwota limitu noclegu – 103 EURO.


Podstawa prawna: § 2, 3, 4, 8, 9, 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 z późń. zm.) oraz załącznik do tego rozporządzenia.