Święta w firmie - jak rozliczyć upominki okolicznościowe, bony i inne świadczenia oraz imprezę świąteczną dla pracowników
Z okazji zbliżających się świąt pracodawca może przekazać pracownikom upominki, paczki świąteczne lub zorganizować przyjęcie wigilijne. Sprawdź, jakie obowiązki podatkowe wiążą się z tego typu świadczeniami dla pracowników i co jest korzystniejsze podatkowo.

Świadczenia rzeczowe i bony towarowe
Jeżeli świadczenia rzeczowe dla pracowników pracodawca sfinansuje z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ich wartość jest zwolniona z podatku u jednego pracownika do kwoty 380 zł w roku (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm., dalej updof).

Należy jednak pamiętać, że nie są świadczeniami rzeczowymi: bony, talony i inne znaki uprawniające do wymiany na towary lub usługi. A zatem zakup ww. nawet za środki ZFŚS nie uprawnia do zastosowania zwolnienia. Wartość przekazanych pracownikowi bonów i talonów oraz innych znaków uprawniających do wymiany na towary i usługi należy potraktować jak każdy inny składnik wynagrodzenia, opodatkować. Dotyczy to bonów i talonów bez względu na środki, z których zostaną one zakupione przez pracodawcę.

Bony i talony, które zostaną zakupione ze środków ZFŚS, są zwolnione ze składek na ZUS (§ 2 pkt 19, 20, 22 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Natomiast z opodatkowania zwolniona jest np. wartość przekazanych pracownikom paczek i upominków świątecznych.

Jeżeli świadczenia rzeczowe (paczki, upominki) pracodawca sfinansuje ze środków obrotowych, podlegają one opodatkowaniu na zasadach ogólnych, bez względu na rodzaj świadczenia.

Świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych muszą być przyznawane z uwzględnieniem sytuacji materialnej, rodzinnej i osobistej pracownika. A zatem świadczenia i usługi z ZFŚS nie mogą być przyznawane w jednakowej kwocie dla wszystkich.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przeznaczony jest na finansowanie przez zakład pracy działalności socjalnej skierowanej do osób uprawnionych, w ramach której mieści się także pomoc materialna - rzeczowa lub finansowa.

Formą materialnego wsparcia pracowników przez pracodawcę może być przyznanie im świadczeń rzeczowych, np. bonów towarowych, paczek żywnościowych, lekarstw, podręczników szkolnych itp., bądź świadczeń pieniężnych mających charakter zapomóg dla osób znajdujących się w trudnej sytuacji ekonomicznej lub dotkniętych zdarzeniami losowymi.

Rodzaje usług i świadczeń, na jakie podmiot będzie przeznaczał środki zgromadzone na rachunku funduszu, a także zasady i warunki korzystania z nich oraz wysokość dopłat, częstotliwość i kryteria przyznawania pomocy, pracodawca określa w regulaminie uzgodnionym ze związkami zawodowymi, a w razie ich braku - z przedstawicielem załogi.

Regulamin powinien być opracowany w zgodzie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca, wydatkując pieniądze funduszu, musi kierować się zapisami regulaminu.

Wypłata pieniędzy zamiast świadczeń rzeczowych

Wypłata pieniędzy powoduje, że świadczenie ma charakter pieniężny, a nie rzeczowy. Przepisy podatkowe z podatku dochodowego zwalniają jedynie świadczenia rzeczowe. A zatem korzystniej przekazać pracownikom paczki lub upominki świąteczne, niż gotówkę. Paczki można przygotować z uwzględnieniem potrzeb każdego pracownika. Takie rzeczowe świadczenia będą korzystały ze zwolnienia.

Refundując pracownikowi w formie pieniężnej poniesiony przez niego, udokumentowany rachunkiem imiennym na jego nazwisko wydatek na zakup wybranych towarów handlowych, zakład pracy dokonuje wypłaty świadczenia pieniężnego, a nie świadczenia rzeczowego.



Wobec powyższego zwrot kwoty zapłaconej przez pracownika za kupione towary świąteczne w świetle przepisów podatkowych nie korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych, ponieważ nie jest świadczeniem rzeczowym.


Zwrócone pracownikom kwoty za zakup towarów są świadczeniem pieniężnym i stanowią dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym (postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Namysłowie z 28 grudnia 2005 r., pismo nr PO/4150-9/05).


W myśl art. 12 updof, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju wydatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.


Wigilia i Gwiazdka dla pracowników a koszty uzyskania przychodu pracodawcy


Wydatki poniesione ze środków obrotowych pracodawcy, związane z imprezami okolicznościowymi dla pracowników firmy, takimi jak np. świąteczne, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Na takim stanowisku stoi Ministerstwo Finansów (sygnatura: PB3/GM-8213-298/05/1680).

Jak wynika jednak z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. A zatem organizacja imprezy okolicznościowej nie powinna być finansowana ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeżeli nie uzależnia przyznawania tego świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu. Stanowisko takie znajduje również odzwierciedlenie w orzecznictwie sądowym (wyrok SN z 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 579/00).

W sytuacji gdyby istniała prawna możliwość sfinansowania organizacji imprezy okolicznościowej ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, należy zauważyć, że wydatki z tego funduszu nie będą stanowić kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm., dalej: updop). Kosztami takimi są bowiem odpisy dokonywane przez podatnika na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b updop).

W przypadku natomiast sfinansowania organizacji imprezy okolicznościowej ze środków obrotowych, zdaniem Departamentu Podatków Bezpośrednich, wydatki poniesione na jej organizację mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Stosownie bowiem do art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Wydatek podlega więc zaliczeniu do kosztów podatkowych, jeżeli spełnia określone w art. 15 ust. 1 updop warunki, a zatem jeżeli został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, czyli jego poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągane przez podatnika przychody, oraz ma on związek z prowadzoną działalnością. Taki pogląd jest też prezentowany w orzecznictwie sądowym.

Kosztami podatkowymi są również tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w postaci organizacji dla nich imprez okolicznościowych i integracyjnych.

Wydatki te związane są bowiem z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą (podatnikiem), a przez to zwiększenie efektywności ich pracy.