Czy przedstawiciele handlowi powinni mieć wypłacane delegacje, jadąc do siedziby firmy?
Pytanie: Firma ma siedzibę w Warszawie. Zatrudnia przedstawicieli handlowych na terenie całego kraju, którzy w umowie mają zapisane miejsce świadczenia pracy np. Polska Północna. Czy przedstawiciele Ci, w przypadku podróży do Warszawy, powinni mieć wystawiane delegacje i płacone diety, jeżeli nie mają zagwarantowanego posiłku, a jedynym dokumentem świadczącym o ich pobycie w firmie jest rachunek za hotel? Mam również wątpliwości, czy jeżeli przy tego rodzaju pracy przedstawiciel np. jedzie z Gdańska do Szczecina i śpi w hotelu, również powinnam mu wystawić delegację? Pytanie moje rodzi wątpliwości w zakresie podatku dochodowego. Czy te dokumenty bez delegacji będą kosztem uzyskania przychodu oraz czy pracownikowi przysługuje dieta (środek lokomocji to samochód służbowy)? – pyta księgowa z Warszawy.


Odpowiedź: Odpowiadając na pierwsze pytanie, informuję, że jeżeli pracownik, którego miejsce pracy w umowie o pracę jest określone jako „Polska Północna,” jedzie do siedziby firmy w Warszawie – znaczy to, że odbywa podróż służbową. W związku z tym należy pokryć koszty związane z jego podróżą do Warszawy i wypłacić diety.


Podróżą służbową jest bowiem wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.



Skoro pracownik nie wykonuje pracy w siedzibie pracodawcy – podróżą służbową będzie dla niego każdorazowy, związany z pracą, wyjazd poza jego stałe miejsce pracy, co w przypadku pracowników, których dotyczy pytanie, oznacza wyjazd poza teren Polski Północnej.


Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów, na które składają się:
- koszt dojazdu,
- koszt noclegu
- diety, jeżeli pracownik nie ma zagwarantowanego posiłku.


A zatem za podróż do Warszawy powinna Pani pracownikowi (przedstawicielowi handlowemu) z północnej Polski zwrócić koszty paliwa (jeżeli płacił na stacjach benzynowych ze swoich pieniędzy), koszty za hotel oraz wypłacić diety.
To, że nie wypisała Pani temu pracownikowi delegacji, nie zmienia charakteru wyjazdu. Była to podróż służbowa, z którą przepisy podatkowe również wiążą pewne skutki. Przede wszystkim stanowią o zwolnieniu diet (w wysokości określonej w przepisach o podróżach służbowych dla pracowników sfery budżetowej) z podatku dochodowego od osób fizycznych.


Oczywiście wydatki na diety dla pracowników (także w wysokości wyższej niż określona w przepisach o podróżach służbowych dla pracowników sfery budżetowej) stanowią koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy.



Natomiast brak druku delegacji może skutkować tym, że urząd skarbowy zakwestionuje poniesione koszty jako koszty podróży służbowych (nie będzie możliwe przekonanie urzędu, że wyjazd nastąpił na polecenie czy w związku z potrzebami pracodawcy).


W drugiej części pytania pisze Pani, że przedstawiciel handlowy, którego miejsce pracy w umowie o pracę zostało określone jako „Polska Północna”, jedzie z Gdańska do Szczecina. W związku z tym, że przedstawiciel ten podróżuje na terenie Polski Północnej, jego sytuacja jest inna. Odbywa więc podróż w ramach określonego w umowie miejsca pracy. Taki wyjazd nie stanowi podróży służbowej.


Nie ma więc podstawy, by w takim przypadku wystawiać druk delegacji. Jednakże pieniądze, jakie pracownik otrzyma od Pani na hotel – nie będą stanowiły zwrotu kosztów noclegu w rozumieniu przepisów o podróżach służbowych. Będzie to po prostu wydatek o charakterze dodatkowego wynagrodzenia dla pracownika, od którego należy odprowadzić podatek i składki na ZUS.


Jako taki również będzie stanowić koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy, jednakże z innego tytułu, a ponadto nie będzie objęty zwolnieniem od podatku dochodowego od osób fizycznych.



Podstawa prawna:
- art. 775 Kodeksu pracy,
- art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).