Jak rozliczać pracownika przebywającego w pracy za granicą?
Pytanie: Zamierzamy wysłać pracownika do pracy w Szwecji. Jak należy prawidłowo pracownikowi naliczać delegację za granicą? Czy należy wystawiać pracownikowi co miesiąc rozliczenie podatkowe (podwójne opodatkowanie)? W jaki sposób należałoby rozliczać pracownika w firmie i urzędzie skarbowym? – pyta księgowa ze Szczecina.


Odpowiedź: Sposób rozliczenia pracownika przebywającego za granicą, z dochodów z pracy, zależy od tego, czy zostanie on oddelegowany tam w ramach podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu pracy, czy zostanie wysłany do pracy za granicę.


1. Podróż służbowa


Jeżeli wyjazd pracowników jest podróżą służbową, to diety oraz inne należności będące zwrotem kosztów poniesionych w podróży, wypłacane tym osobom, zwolnione są z podatku dochodowego, ale do wysokości określonych w rozporządzeniu z 19 grudnia 2002 r. dotyczącym zagranicznych podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Dieta za dobę podróży do Szwecji wynosi 351 koron szwedzkich.


W rozumieniu Kodeksu pracy podróżą służbową jest wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Kodeks pracy nie ogranicza długości trwania takiej podróży.




Z podróżą służbową mamy zatem do czynienia wówczas, jeżeli pracodawca wystawia pracownikowi delegację i wyjazd nie wiąże się ze zmianą umowy o pracę w zakresie miejsca jej wykonywania. Nadal pozostaje nim Polska.


2. Oddelegowanie pracownika do pracy za granicę


Od podróży służbowej należy odróżnić wysłanie pracownika do pracy za granicę. To drugie występuje wówczas, gdy dochodzi do zmiany zapisu w umowie o pracę, dotyczącego miejsca świadczenia pracy. Jeżeli Pani pracodawca okreslił, że czasowo miejscem tym będzie inny kraj, wyjazd nie jest podróżą służbową. Przy wysłaniu zazwyczaj wynagrodzenie określa się w walucie obcej.


Najważniejszą rzeczą przy wysłaniu pracownika do pracy jest określenie miejsca opodatkowania dochodów z pracy najemnej.


Otóż, według ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm., dalej: updof) osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).


Jednakże przepis ten stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie zapobieżenia podwójnemu opodatkowaniu, których stroną jest Polska.



Natomiast w myśl generalnej zasady wyrażonej w polskich umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania dochody osób fizycznych mających miejsce zamieszkania w jednym z umawiających się państw – w Polsce, uzyskane z tytułu pracy najemnej świadczonej na terytorium drugiego państwa – w Szwecji, mogą być opodatkowane w tym państwie, w którym praca ta jest rzeczywiście wykonywana, czyli w Szwecji.


Od tej ogólnej zasady istnieje jednak wyjątek, zgodnie z którym wynagrodzenie za pracę najemną wykonywaną w drugim państwie może być opodatkowane tylko w państwie zamieszkania osoby uzyskującej wynagrodzenie.


Aby tak było, muszą być spełnione równocześnie 3 warunki:
- pracownik przebywa w Szwecji przez okres lub okresy nieprzekraczające łącznie 183 dni podczas każdego 12-miesięcznego okresu oraz
- wynagrodzenie jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który nie ma miejsca zamieszkania lub siedziby w drugim państwie, oraz
- wynagrodzenie nie jest wypłacane przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca posiada w Szwecji .


Jeżeli te warunki zostaną jednocześnie zachowane, to dochody z pracy za granicą uzyskane przez pracownika są opodatkowane w Polsce i w tej sytuacji będzie Pani musiała pobrać zaliczki na ogólnych zasadach i odprowadzić je do polskiego fiskusa.


Niespełnienie choćby jednego warunku, np. pobyt przekroczy 183 dni, oznacza, że otrzymane wynagrodzenie może być opodatkowane zarówno w państwie, w którym praca jest wykonywana, jak i w państwie zamieszkania pracownika. Jeżeli taka sytuacja występuje, to w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania dochodu, stosuje się odpowiednią metodę, określoną w umowie międzynarodowej.



Musi jeszcze Pani wiedzieć, że w przypadku rozliczania dochodów z pracy w Szwecji, uzyskanych w 2006 r., stosuje się metodę wyłączenia z progresją. Oznacza to, że dochód osiągnięty w Szwecji podlega zwolnieniu od podatku w Polsce.


Jeżeli więc pobyt pracownika w Szwecji przedłuży się i przekroczy 183 dni, wówczas pracodawca powinien zaprzestać pobierać zaliczki na podatek dochodowy.


Podstawa prawna:
- art. 3 ust. 1, art. 31, 32, art. 27 ust. 8 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.),
- Konwencja między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Królestwa Szwecji podpisana w Sztokholmie 19 listopada 2004 r. (Dz.U. z 17 lutego 2006 r. nr 26, poz. 193