Jak archiwizować faktury elektroniczne?


Archiwizacja faktur elektronicznych wydaje się dużo prostsza niż faktur papierowych. Jeśli jednak weźmiemy pod uwagę obowiązujące przepisy, okaże się, że sprawa wcale nie jest taka łatwa. Z takim problemem zwrócił się na internetowym forum Gazety Prawnej czytelnik. Przedstawił taki problem:



PROBLEM

Prowadzę firmę, na którą wystawiam faktury na towary i usługi. Faktury przesyłam głównie w postaci elektronicznej. Jak powinienem je archiwizować, czy wystarczy zapisanie ich na trwałym nośniku danych, takim jak płyta CD? Jest to dla mnie ważne, ponieważ firma obsługująca przekaz e-faktur twierdzi, że muszę zakupić ich archiwum.

CZYTELNICY RADZĄ

Artur – Nie musisz kupować ich archiwum, możesz spokojnie archiwizować faktury na płycie kompaktowej.

Melo – Moim zdaniem firmy obsługujące przekaz e-faktur naciągają swoich klientów. Zapewne Marian usłyszał, że tylko archiwum firmy obsługującej jego faktury jest kompatybilne z systemem, a więc, że nie może sam sobie przechowywać e-faktur. Nie można ulegać takim firmom, bo popadniemy w paranoję. Niedługo ktoś przyjdzie do firmy i będzie chciał nam wmówić, że nie możemy w firmie trzymać faktur, bo ktoś nas może okraść, a wtedy urząd skarbowy na pewno się do nas doczepi. Zachowajmy trochę zdrowego rozsądku.

URZĄD ODPOWIADA

W odniesieniu do sposobu przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej – przedmiotowe zagadnienie jest regulowane rozporządzeniem ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej.

Na podstawie par. 6 ust. 1 rozporządzenia faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju lub na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (przy spełnieniu wymogów określonych w ust. 2) w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur.

W świetle powyższego stwierdzić należy, iż przepis par. 6 ust. 1 cyt. wyżej rozporządzenia interpretować należy w ten sposób, iż podatnik obowiązany jest zapewnić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, na ich żądanie, dostęp on-line do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur, o których mowa wyżej.

W myśl par. 6 ust. 5 rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (odpowiedź Izby Skarbowej w Bydgoszczy dla Gazety Prawnej).