Ewidencja sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, a obowiązek wystawienia przez podatnika faktury dokumentującej tę samą sprzedaż
Pytanie: Ewidencjonuję obroty za pomocą kasy fiskalnej. Dostarczam towar do szkoły. Każdego dnia szkole wydawany jest towar, ale fakturę, zgodnie z wolą dyrektora szkoły, muszę wystawić dopiero na koniec miesiąca. Jak w związku z tym mam postępować? Czy mam rejestrować dzienne wydanie towaru na kasie fiskalnej i wszystkie paragony mam podpinać pod fakturę wystawioną na koniec miesiąca, a faktury tej mam nie ujmować w rejestrze sprzedaży VAT? Czy też powinnam codziennie wystawiać dokument WZ? - pyta przedsiębiorca z Raszyna.


Odpowiedź: Jak rozumiem, ewidencjonuje Pani dokonywaną codzienne na rzecz osób fizycznych sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej i jednocześnie ta sama sprzedaż na żądanie nabywcy dokumentowana jest poprzez wystawienie raz w miesiącu faktury. Jeśli tak, informuję, że taki sposób wystawiania faktur jest niezgodny z obowiązującymi przepisami.


Podatnik dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma obowiązku wystawania faktur VAT, jednakże na żądnie jest obowiązany taką fakturę wystawić w określonych przepisami prawa terminach, tj. nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, chyba że faktura dokumentuje przyjęcie zaliczki lub czynność, dla której obowiązuje szczególny moment powstania obowiązku podatkowego w VAT, np. w przypadku usług budowlano-montażowych, usług "medialnych", ochrony mienia itp (§ 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, Dz.U. nr 95, poz. 798 ze zm., dalej: rozporządzenie w sprawie zwrotu).



A zatem w omawianym przypadku powinna Pani wystawić fakturę nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru, przy czym z uwagi na to, że określona ilość towaru jest wydawana codziennie, można wystawić fakturę uwzględniającą wydanie towarów w ciągu ostatnich 7 dni przed jej wystawieniem. Wystawienie faktury w późniejszym terminie jest niezgodnie z przepisami.
Niezależnie od wystawionych faktur, jeśli dokonuje Pani sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych powinna Pani ewidencjonować tę sprzedaż za pomocą kasy rejestrującej.


W takim przypadku stosownie do § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. z 2002 r. nr 108, poz. 948 ze zm.) jest Pani obowiązana również do:
dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy,
sporządzania raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.
Proszę jednak pamiętać, że ewidencja prowadzona w kasie rejestrującej jest niezależna od ewidencji, której prowadzenia wymagają od podatnika VAT inne przepisy, a w szczególności art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, zgodnie, z którym podatnicy VAT, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą m.in. dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej.
Proszę zauważyć, że ewidencja prowadzona za pomocą kasy rejestrującej dotyczy w większości przypadków tylko części sprzedaży podatnika, przy czym przede wszystkim sprzedaży nieudokumentowanej fakturami.


A zatem niezależnie od ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej fakt jej dokonania (w szczególności udokumentowanej wystawieniem faktury VAT) należy również uwzględnić, poprzez dokonanie odpowiedniego wpisu do ewidencji sprzedaży, którą podatnik jest obowiązany prowadzić stosownie do art. 109 ust. 3 ustawy o VAT i która stanowi podstawę do sporządzenia deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług.
W sytuacji, która zachodzi w Pani przypadku, tj. gdy podatnik zaewidencjonował za pomocą kasy rejestrującej dokonaną sprzedaż, a następnie udokumentował tę sprzedaż poprzez wystawienie faktury, do kopii faktury ma Pani obowiązek jednocześnie dołączyć paragon dokumentujący sprzedaż, jednak niedokonaną w ciągu miesiąca, a sprzedaż objętą fakturą wystawioną zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwrotu. W takim przypadku nabywca zamiast paragonu otrzymuje tylko fakturę (§ 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie zwrotu).
Proszę zauważyć, że wystawienie dokumentu WZ nie wywiera żadnych skutków podatkowych.


Podstawa prawna:
art. 106 ust. 1, art. 109 ust. 3, art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 ze zm.),
§ 11 ust. 3, § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 ze zm.),
§ 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. z 2002 r. nr 108, poz. 948 ze zm.).