Jak ustalić miesięczny limit kilometrów dla pracownika?
Pytanie: Mam pytanie w sprawie przyznania limitu kilometrów na jazdy lokalne. Pracownik zatrudniony jest przez naszą firmę w Warszawie, ale miejscem wykonywania pracy jest Koszalin (mamy tam miejsce prowadzenia działalności). Czy do przyznania limitu kilometrów mam wziąć pod uwagę Warszawę, czyli limit do 700 km, czy Koszalin? Tam jest ponad 100 tysięcy mieszkańców, więc limit jest do 500 km. Mój szef obiecał pracownikowi limit do 600 km – pisze księgowa z Warszawy.


Odpowiedź: W celu ustalenia miesięcznego limitu kilometrów dla pracownika używającego prywatnego samochodu na potrzeby Pani firmy, powinna Pani wziąć pod uwagę miejsce wykonywania pracy przez pracownika, czyli w tym wypadku miejscem tym jest Koszalin. Na tym bowiem obszarze pracownik będzie poruszał się samochodem, wykonując swoje obowiązki służbowe.


Przypominam jednocześnie, że miesięczny limit na jazdy lokalne ustala indywidualnie pracodawca, stosownie do liczby mieszkańców gminy czy miasta, w którym w danym okresie pracownik wykonuje swą pracę. Obecnie są 3 limity kilometrów – 300 km, 500 km oraz 700 km.
Zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów, niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.), limit, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:
300 km - do 100 tys. mieszkańców,
500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.
Zatem, w przypadku pracownika, o którego Pani pyta, limit powinien wynosić maksymalnie 500 km.


Rozporządzenie wyznacza bowiem górne granice limitów, których pracodawca nie może przekraczać. Limit niższy może być przyznany. Ponadto, miejsce zatrudnienia należy utożsamiać z miejscem wykonywania pracy, a nie miejscem, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy.



Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w cytowanym rozporządzeniu i powyższego miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.


Zatem, miesięczny ryczałt pieniężny, przykładowo, powinien zostać obliczony w następujący sposób:


500 km x 0,7846 zł (stawka za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3) = 392,30 zł


Stosowanie zasad wynikających z tego rozporządzenia ma znaczenie dla podatku dochodowego u pracodawcy, a konkretnie dla kosztów uzyskania przychodów.


Nie uważa się bowiem za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach, wydanych przez właściwego ministra.


Proszę pamiętać, że w konsekwencji, do kosztów uzyskania przychodów pracodawca może zaliczyć tylko kwotę wypłaconego miesięcznego ryczałtu za jazdy lokalne, obliczonego na podstawie powołanego rozporządzenia ministra infrastruktury.


Podstawa prawna:
- art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.),
- art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.),
- § 3 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów, niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.)