Przechowywanie dokumentacji podatkowej

Podatnicy dokonujący rozliczeń z fiskusem zobowiązani są przez odpowiedni okres i w odpowiedni sposób przechowywać dokumentację, na podstawie której obliczany jest podatek. Czas, w jakim powinna być ona dostępna dla urzędu skarbowego upływa, zgodnie z ordynacją podatkową, wraz z upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wynosi on 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W wypadkach przewidzianych w Ordynacji, bieg terminu przedawnienia może nie rozpocząć się, a rozpoczęty ulec zawieszeniu bądź przerwaniu, co wpłynie na przedłużenie okresu obowiązkowego przechowywania dokumentacji.

Na dokumentację, która podlega obowiązkowi przechowywania składają się:

- księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty (przez księgi podatkowe rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci),
- kopie rachunków (jeśli podatnicy wystawiają rachunki), odpowiednio ponumerowane, w kolejności ich wystawienia; przepis ten stosuje się odpowiednio do podatników obowiązanych do żądania rachunków,
- dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków.

W celu zapewnienia dostępu przez organy podatkowe do przechowywanej dokumentacji, przez cały wymagany okres, ustawodawca przewidział, iż w przypadku likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku oraz ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Należy to jednak zrobić nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji podatkowej mogą przybierać różny kształt, w zależności od rodzaju podatków, jakim podlega dany podmiot. Ustawy podatkowe wprowadzają bowiem różne wymagania jeśli chodzi o sposób archiwizowania dokumentacji, pojawiają się w nich także różnice w wyznaczaniu terminu płatności podatku, który wpływa na faktyczną długość okresu przedawnienia.

Podatek dochodowy

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są przechowywać dokumentację podatkową przez 5 lat od końca roku, w którym złożyli zeznanie roczne (a więc, de facto, przez 6 lat od końca roku, którego dokumenty te dotyczą). Ta ogólna zasada, ulega jednak pewnym modyfikacjom. Przede wszystkim, chodzi tu o dokumenty związane z ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz dowodów na potwierdzenie wartości początkowej. Powinny one być przechowywane, w odniesieniu do danego składnika majątku, do upływu terminu przedawnienia zobowiązań roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego.

Dokumenty związane z podatkiem dochodowym powinny być przechowywane w postaci oryginalnej (papierowej), a w razie prowadzenia księgi, przy użyciu technik informatycznych – na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący dane przed zatarciem lub zniekształceniem albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania. Jeśli prowadzenie księgi zlecone zostało biuru rachunkowemu, podatnik zobowiązany jest w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem, powiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi. Przy czym, musi on wskazać nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

W przypadku podatników oraz spółek, których wspólnicy opodatkowani są w formie ryczałtu, obowiązani oni są przechowywać dowody zakupu oraz odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów. Ewidencja ta oraz dowody, na podstawie których wpisywane są do niej dane, a także dowody zakupu powinny być przechowywane w formie oryginalnej, w miejscu wykonywania działalności lub, jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki, w miejscu wskazanym przez podatnika lub podatników jako ich siedziba, albo w biurze rachunkowym, któremu zostało powierzone prowadzenie ewidencji (o czym należy zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego). Okres przechowywania jest tak samo obliczany, jak u podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów.

Natomiast podatnicy prowadzący działalność opodatkowaną w formie karty podatkowej zobowiązani są przechowywać w kolejności numerów kopie rachunków i faktur, stwierdzających sprzedaż wyrobu, towaru lub wykonanie usługi w okresie 5 lat podatkowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek lub fakturę. Muszą także przechowywać ewidencję zatrudnienia, w miejscu wykonywania działalności albo w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, jeżeli działalność jest wykonywana bez posiadania zorganizowanego zakładu.

Terminy i sposób przechowywania dokumentacji przez podatników prowadzących księgi rachunkowe uregulowane są, poza przepisami podatkowymi, także przez ustawę o rachunkowości. Regulacje w niej zawarte służyć mają przede wszystkim prawidłowemu sporządzeniu bilansu przedsiębiorstwa i sprawozdań finansowych, dlatego różnią się (przede wszystkim w stopniu szczegółowości) od przytoczonych przepisów podatkowych.

Podatek VAT

Ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku VAT oraz związane z nimi dokumenty powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Obowiązek ten dotyczy m.in. oryginałów i kopii faktur (także faktur korygujących oraz duplikatów). Powinny być one przechowywane w postaci oryginalnej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie. Faktury w formie elektronicznej powinny być przechowywane, przez ich wystawcę oraz odbiorcę, w formie elektronicznej, w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność treści oraz czytelność, przez cały okres ich przechowywania. A także w sposób umożliwiający natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną organom podatkowym i organom kontroli skarbowej do przechowywanych faktur, na ich żądanie.

Płatnicy i inkasenci

Płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia ich zobowiązania, a zatem obowiązku odprowadzenia podatku. Po jego upływie, podmioty te zobowiązane są przekazać dokumenty podatnikom, a jeśli jest to niemożliwe – dokumenty ulegają zniszczeniu.

Odpowiedzialność karno-skarbowa

Niedopełnienie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji podatkowej penalizowane jest przez Kodeks karny skarbowy. I tak, za nieprzechowywanie wbrew obowiązkowi księgi w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, przedstawicielstwo lub oddział (a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi - w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub w miejscu wskazanym przez kierownika jednostki), podlega on karze grzywny do 240 stawek dziennych. Tej samej karze podlega podatnik lub płatnik, który nie zawiadamia w terminie, właściwego organu o prowadzeniu księgi przez doradcę podatkowego, lub inny podmiot upoważniony do prowadzenia ksiąg w jego imieniu i na jego rzecz. Natomiast, karze grzywny do 180 stawek dziennych podlega ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku, bądź dowodu zakupu towarów. W wypadkach mniejszej wagi, sprawcy powyższych czynów podlegają karze grzywny za wykroczenie skarbowe.