Z przepisów podatkowych bezpośrednio nie wynika obowiązek opisywania faktur VAT. Jednakże, ponieważ kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, prędzej czy później podatnik będzie musiał wykazać przed organem podatkowym, dlaczego dany wydatek udokumentowany fakturą został przez niego zaliczony w koszty podatkowe. Wtedy, po upływie nawet kilku lat od dnia poniesienia wydatku, podatnikowi może być trudno przypomnieć sobie, jaki był faktycznie cel wydatku i jego związek z możliwością uzyskania przychodów. Temu celowi służy właśnie bieżące i systematyczne opisywanie faktur.

Opisywanie faktur przekazywanych do biura rachunkowego należy zaliczyć do przekazywania informacji niezbędnych do wykonania przez biuro wymaganych czynności księgowych. Aby więc biuro rachunkowe mogło prawidłowo wywiązać się ze swoich obowiązków, w szczególności, aby mogło prawidłowo zakwalifikować wydatki ponoszone przez podatnika (klienta) do kosztów uzyskania przychodów lub kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymagane jest współdziałanie z klientem. Biuro rachunkowe nie będzie w stanie wykonywać umowy bez współpracy ze strony klienta, gdyż jako podmiot niebędący bezpośrednio zaangażowany w działalność gospodarczą klienta ma prawo nie posiadać wiedzy o szczegółach tej działalności.


Stosunki między biurem rachunkowym a jego klientem powinna regulować szczegółowa umowa, taka, aby każda z jej stron miała świadomość swych obowiązków. Jeżeli klient nie dostarczy prawidłowo opisanych dokumentów źródłowych, umowa powinna przewidywać wyłączenie odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego, a nawet możliwość wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym. Celem takich zapisów jest, wbrew pozorom, dobro klienta, gdyż z powodu nieposiadania szczegółowo opisanych dokumentów źródłowych istnieje duże prawdopodobieństwo dokonania nieprawidłowych księgowań, na skutek czego klient może ponieść odpowiedzialność wobec organów podatkowych.


W związku z powyższym warto zadbać, aby czynności wykonywane na rzecz klientów przez biuro rachunkowe były rzetelne, a w związku z czym aby były wykonywane na podstawie informacji zgodnych ze stanem faktycznym. Oznacza to, że klient musi dostarczyć nie tylko same dowody księgowe, ale także udzielić wszelkich informacji niezbędnych do dokonania poprawnego księgowania. W przeciwnym razie wykonanie obowiązków przez biuro rachunkowe może być niemożliwe i nie powinno ono ponosić tego konsekwencji.


Powyższe dotyczy także kwestii informowania przez podatnika o momencie otrzymania przez niego faktury VAT. Ponieważ moment ten odgrywa decydujące znaczenie dla możliwości odliczenia podatku naliczonego, niezbędną informacją do dokonania prawidłowego wpisu do ewidencji VAT zakupu jest informacja o dniu otrzymania faktury.


Podstawa prawna:
- art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.),
- art. 86 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).