Jak prawidłowo opisywać i numerować dokumenty księgowe?
Pytanie: Proszę o informację, co powinnam umieszczać na każdym dokumencie księgowym. Czy muszę pisać dekrety, jak powinnam numerować dokumenty - czy każdy rodzaj dokumentów oddzielnie, np. faktury sprzedażowe, faktury zakupu itd., czy zgodnie z pozycjami w księdze głównej, co jest dosyć uciążliwe, ponieważ mam około 8000 dokumentów miesięcznie? Czy zatwierdzanie dokumentu może odbyć się przez postawienie pieczątki „Zatwierdzono pod względem formalnym i merytorycznym? Zakup towaru”, „Zatwierdzono pod względem formalnym i merytorycznym. Koszt działalności gospodarczej” i podpis. Czy jeszcze coś powinnam umieszczać na dokumencie? – pyta księgowa z Poznania.


Odpowiedź: Na każdym dokumencie księgowym powinna Pani umieszczać dekret, umożliwiający powiązanie tego dokumentu z zapisem w księgach rachunkowych. Jeżeli stosowany przez Panią program komputerowy umożliwia wydruk dekretu, wówczas może Pani zrezygnować z ręcznego dekretowania dowodów księgowych. W takiej sytuacji powinna Pani dołączyć do dokumentu źródłowego odpowiedni wydruk potwierdzający jego sprawdzenie i zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych w odpowiednim okresie sprawozdawczym.


Taki obowiązek wynika z art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), dalej: uor, wskazującego, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej takie elementy, jak:


stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania,
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.


Proszę zwrócić uwagę, że sformułowanie „co najmniej” otwiera drogę do zamieszczania na dokumentach księgowych dodatkowych informacji, na przykład gotowych rubryk do dekretacji. Z drugiej strony uor dopuszcza pominięcie podpisów oraz dekretacji, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1 pkt 1a).
Potwierdzeniem takiego rozwiązania może być odpowiedź Urzędu Skarbowego w Krośnie z 10 lutego 2006 r. (nr PDP 4211/IN/CIT/6/2006), zgodnie z którą:


w sytuacji używania programu komputerowego, który pozwala na wydruk dekretu zawierającego informację o sposobie ujęcia każdego dokumentu w księgach rachunkowych oraz inne informacje pozwalające na powiązanie wydruku dekretu z dowodem księgowym, (...) możliwe jest odstąpienie od ręcznego dekretowania dowodów księgowych. W powyższym przypadku, konieczne jest trwałe dołączenie wydruku dekretu do dokumentu stanowiącego dowód źródłowy.


Trwałe dołączenie może oznaczać po prostu zszycie wydruku dekretu z dokumentem źródłowym. Dobrym rozwiązaniem jest również naniesienie na dokument źródłowy, na wypadek oderwania wydruku, numeru nadawanego przez program komputerowy.


Drugie Pani pytanie dotyczy numeracji dokumentów. Jak wynika z przytoczonego już art. 21 ust. 1 uor, każdy dokument musi mieć numer identyfikacyjny. W przypadku dokumentów zewnętrznych obcych, czyli otrzymywanych w oryginale od kontrahentów, sprawa jest oczywista, ponieważ są one numerowane.


Dokumenty własne należy numerować według zasad przyjętych przez Pani jednostkę. W tej kwestii uor pozostawia Pani prawo wyboru. Sensowne wydaje się, wspomniane przez Panią, odrębne numerowanie różnych rodzajowo dokumentów księgowych, na przykład: faktur zakupu, faktur sprzedaży.


Kolejną kwestią jest kontrola dokumentów. Obowiązek przeprowadzenia kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej nie wynika wprost z przepisów uor. Celowe jest opracowanie instrukcji obiegu dokumentów, wskazujące osoby upoważnione do kontroli dokumentów oraz ich dekretacji. W większych jednostkach można przyjąć rozwiązanie sprzyjające niezależnej kontroli, polegające na akceptacji każdego dekretu przez głównego księgowego.


Podstawa prawna: art. 21 ust. 1 oraz art. 45 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).