Czy wydatki związane z eksploatacją samochodu udokumentowane fakturami i rachunkami należy wprowadzić do ewidencji?
Pytanie: Jesteśmy spółką jawną, prowadzącą ewidencję księgową w oparciu o ustawę o rachunkowości. Samochód osobowy właściciela, niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, rozliczany jest na zasadzie prowadzenia ewidencji przebiegu km i porównaniu z fakturami na wydatki związane z eksploatacją samochodu. Mam jednak wątpliwość, czy faktury na wydatki samochodowe, np. zakup paliwa (wystawiane na naszą firmę) mogę wprowadzać do ksiąg? - pyta księgowa z Płocka.


Odpowiedź: Wydatki związane z eksploatacją samochodu, udokumentowane fakturami, rachunkami powinna Pani wprowadzić do ewidencji.
Natomiast ustalając dochód podatkowy, powinna Pani stwierdzić, czy w pełnej kwocie stanowią one koszty uzyskania przychodów, jeżeli nie - wówczas należy skorygować (pozaksięgowo) koszty ujęte w księgach rachunkowych, czyli doprowadzić je do kosztów podatkowych.

Proszę zauważyć, że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, w części przekraczającej kwotę wynikającą z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu oraz stawki za 1 km przebiegu.

Nie oznacza to jednak, że w ewidencji księgowej prowadzonej zgodnie z ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm., dalej: uor) należy ujmować jedynie koszty uzyskania przychodów zgodnie z ustawą o podatku dochodowym.

Celem prowadzenia rachunkowości (ksiąg rachunkowych) jest przedstawienie w sposób rzetelny sytuacji majątkowo-finansowej i wyniku finansowego jednostki (art. 4 uor), a nie tylko dochodu podatkowego.

Podstawa prawna:
- art. 4 ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.),
- art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).