Jak rozstać się z nieobecnym pracownikiem zatrudnionym na okres próbny i jakie świadczenia należy mu wypłacić?
Pytanie: Dnia 20 marca br. zatrudniliśmy pracownika na umowę o pracą na okres próbny 3-miesięczny i zgłosiliśmy go do ZUS na druku ZUS ZUA. 2 kwietnia br. telefonicznie poprosił o 1 dzień urlopu na żądanie. Od 3 kwietnia br. pracownik nie stawił się do pracy i nie mogliśmy w żaden sposób skontaktować się z nim. 10 kwietnia br. wysłaliśmy listem poleconym wypowiedzenie umowy o pracę. 7 maja br. otrzymaliśmy zaświadczenie ze szpitala psychiatrycznego, że pracownik ten przebywa na leczeniu od 25 kwietnia br. z prośbą o potwierdzenie jego ubezpieczenia. Do 7 maja br. nie otrzymaliśmy potwierdzenia odbioru listu z wypowiedzeniem. Za miesiąc marzec br. wypłaciliśmy wynagrodzenie proporcjonalnie za przepracowany okres i dodatkowo premię uznaniową. Za miesiąc kwiecień br. wypłaciliśmy wynagrodzenie za 1 dzień (urlop na żądanie). Za pozostałą część kwietnia pracownik nie otrzymał wynagrodzenia za względu na nieusprawiedliwioną nieobecność. Jeżeli poczta zwróci list z wypowiedzeniem, którego pracownik na pewno nie odbierze, a my otrzymamy zwolnienie lekarskie, kiedy nastąpi rozwiązanie umowy o pracę? W jaki sposób wyliczyć mu wynagrodzenie za czas choroby? Czy to wynagrodzenie należy się pracownikowi? Kiedy powinnam złożyć ZUA ZWUA i jak wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop? – pyta kadrowa z Torunia.


Odpowiedź: W związku z tym, że w pytaniu poruszyła Pani kilka kwestii, odpowiem na nie po kolei.


Rozwiązanie umowy o pracę


Oświadczenie woli o wypowiedzeniu umowy o pracę przez pracodawcę jest złożone z chwilą, gdy doszło do pracownika w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z jego treścią.


Przepisy Kodeksu pracy nie regulują kwestii, w jakim momencie w trwającym stosunku pracy następuje złożenie oświadczenia woli drugiej stronie.
Zgodnie zatem z art. 61 Kodeksu cywilnego, dalej Kc, który ma zastosowanie do stosunków pracy, na podstawie art. 300 Kodeksu pracy, dalej Kp, oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią (wyroki Sądu Najwyższego: z 20 sierpnia 1984 r., I PRN 11/84 oraz z 16 marca 1995 r., I PRN 2/95).


W odniesieniu do wyrażenia woli na piśmie, która to forma jest obowiązkowa przy wypowiedzeniu umowy o pracę, chwila złożenia oświadczenia pokrywa się z momentem prawidłowego doręczenia pisma zawierającego oświadczenie woli adresatowi.
Wskazane jest więc, aby oświadczenie woli o wypowiedzeniu umowy o pracę było wysłane do pracownika listem poleconym, ze zwrotnym poświadczeniem odbioru. W takim przypadku datę potwierdzenia odbioru listu, zapisaną na zwrotnym poświadczeniu odbioru, traktuje się jako datę złożenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę.


Z Państwa pisma wynika, że pracownik leczy się psychiatrycznie i od 25 kwietnia 2007 r. przebywa w szpitalu, a zatem zapewne nie odbierze wysłanego do niego wypowiedzenia umowy o pracę, a tym samym nie zapozna się z oświadczeniem woli o wypowiedzeniu mu umowy o pracę. A zatem umowa o pracę z powodu braku możliwości zapoznania się z treścią pisma przez pracownika nie ulegnie rozwiązaniu. Jednak, jak wynika z pytania, pracownik ma zawartą z Pani pracodawcą umowę o pracę na okres próbny.
Proszę zauważyć, że umowa o pracę zawarta na czas określony nie ulega przedłużeniu z powodu choroby pracownika. W związku z tym, ponieważ umowa o pracę zawarta została z pracownikiem na trzymiesięczny okres próbny, ulegnie rozwiązaniu najpóźniej z upływem tego terminu.


Wynagrodzenie za czas choroby


Jeżeli chodzi o świadczenia chorobowe, to zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm., dalej ustawa chorobowa) pracownik nabywa prawo do zasiłku chorobowego (wynagrodzenia za czas choroby) po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego.


Jeżeli pracownik podjął pracę 20 marca br., to 30 dni wyczekiwania upłynęło 18 kwietnia 2007 r., a więc od 19 kwietnia 2007 r. pracownik mógłby otrzymać zasiłek chorobowy (wynagrodzenie za czas choroby).


Przypominamy, że zgodnie z art. 92 Kp pracodawca finansuje z własnych środków wynagrodzenie za czas choroby swojemu pracownikowi przez pierwsze 33 dni absencji chorobowej w ciągu roku kalendarzowego.
Dopiero od 34. dnia absencji chorobowej można pracownikowi wypłacić zasiłki chorobowe finansowane przez ZUS.
Jak wynika z listu, pracownik jest nieobecny w pracy, na razie bez usprawiedliwienia, od 3 kwietnia 2007 r., a w szpitalu psychiatrycznym przebywa od 25 kwietnia 2007 r.
Powinna Pani wiedzieć, że lekarze psychiatrzy mogą wystawiać zwolnienia lekarskie z datą wsteczną bez ograniczenia za ile dni wstecz zwolnienie może być wystawione (§ 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS (Dz.U. nr 65, poz. 741 ze zm.).
Być może więc pracownik dostanie zwolnienie lekarskie z datą wsteczną nawet od 3 kwietnia 2007 r.


Wypłata wynagrodzenia za czas choroby mogłaby być podjęta jednak nie wcześniej, niż od 19 kwietnia 2007 r., czyli po przebyciu okresu wyczekiwania, chyba że okres wyczekiwania tego pracownika nie obowiązuje.



Przypominamy, że okres wyczekiwania nie obowiązuje, w przypadku gdy pomiędzy poprzednim zatrudnieniem a obecnym nie było przerwy przekraczającej 30 dni, a także w przypadku pracowników, którzy posiadają co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego (wliczając w to ubezpieczenie społeczne przed 1 stycznia 1999 r.).


Podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby (zasiłku chorobowego) stanowi przeciętnie miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.


Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy – podstawę wymiaru wynagrodzenia za czas choroby (zasiłku chorobowego) stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia.



Jeżeli umowa o pracę została zawarta w trakcie miesiąca, a niezdolność do pracy powstała w miesiącu następnym, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego (wynagrodzenia za czas choroby) stanowi wynagrodzenie pracownika za pełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia, w którym powstała niezdolność do pracy, po uzupełnieniu.
Należy podkreślić, że uzupełnia się tylko wynagrodzenie za te dni, w których pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych.
W razie nieuzyskania wynagrodzenia za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych, do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego (wynagrodzenia za czas choroby) przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu, bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.


Przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc w liczbie dni, którą pracownik był obowiązany przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.



Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych nie uwzględnia się premii o charakterze uznaniowym, tzn. takich, które nie są zmniejszane za okres pobierania zasiłku.


Wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych i wypłata ekwiwalentu pieniężnego za urlop


Druk ZUS ZWUA, wyrejestrowujący pracownika z ubezpieczeń społecznych powinna Pani przesłać do ZUS w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy.


Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem, o którym mowa w § 6 pkt 1-10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).


Zgodnie z § 7 rozporządzenia, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.


Jeżeli chodzi o nagrody, to zgodnie z § 6 pkt 8 rozporządzenia przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego nie uwzględnia się nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej. Nie uwzględnia się również nagród jubileuszowych (§ 6 pkt 3 ww. rozporządzenia).


Przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego nie uwzględnia się również jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za wypełnienie określonego zadania lub za określone osiągnięcie.
W przypadku znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia składniki te mogą być uwzględniane przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.


Jeżeli warunki premiowania są określone w sposób na tyle konkretny, by mogły podlegać kontroli, to świadczenie ma charakter premii. Fakt zaś spełnienia tych warunków jest źródłem praw pracownika do premii. W takim zatem przypadku decyzja na temat przyznania premii nie zależy od swobodnego uznania pracodawcy, lecz od wypełnienia podlegających kontroli warunków, określonych w regulaminie, dotyczących zarówno prawa do premii, jak i jej wysokości.


W takich przypadkach premia powinna być uwzględniana przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia urlopowego.


Musimy podkreślić, że nasze wyjaśnienie może mieć z natury rzeczy tylko charakter ogólny i nie może przesądzać o tym, czy wypłacane w Państwa firmie nagrody (premie) powinny być wliczane do wynagrodzenia urlopowego czy też nie.


W sprawie zajęcia konkretnego stanowiska w sprawach z zakresu prawa pracy, które wystąpiły w jego firmie, pracodawca może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy.


Podstawa prawna:
- art. 92 Kodeksu pracy,
- art. 36 ust. 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz.74 ze zm.),
- art. 4 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.),
- § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika ZUS (Dz.U. nr 65, poz. 741 ze zm.),
- § 6 pkt 1-10, § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.).